World cocoa foundation recrute un assistant en operations et administration référence de l'offre: world cocoa foundation pays du poste offert: côte d'ivoire type d'emploi: cdd durée: temps complet date d'ouverture: 06/19/2015 date de clôture : 06/24/2015 nombre de position: 1 gestion du bureau fournir un appui général dans la gestion du bureau et des équipements et matériels partagés (téléphones, petit équipement de bureau, imprimantes, photocopieurs) superviser les opérations de maintenance et d'entretien de toutes les installations ainsi que les équipements de bureau, notamment : les climatiseurs des bureaux et les autres petits matériels et équipements. gestion d'inventaire superviser les opérations de maintenance d'entretien préventif pour les véhicules et s'assurer que leurs carnets de bord sont tenus et mis à jour régulièrement, conformément aux directives de wcf. passer régulièrement en revue, les carnets de bords des véhicules tenus par les chauffeurs, et i établir des rapports à l'attention de la direction générale en cas d'écarts constatés. s'assurer de la réception, du stockage et du contrôle des commandes, s'assurer du bon usage des fournitures, du matériel et du petit équipement de bureau, en fonction des besoins desdits bureaux. mettre sur pied et maintenir un système d'inventaire pour tous les matériels de bureau, les fournitures et consommables, les équipements, la mise à jour des inventaires, et produire les états trimestriels et annuels de ces inventaires administration répondre aux appels téléphoniques, gérer les flux d'emails ainsi que les livraisons coordonner les réunions de la direction locale avec production des notes et procès-verbaux desdites réunions surveiller et procéder au suivi des documents administratifs courants tels que les bons de commande, les factures, les propositions de lettre, la préparation des décharges des livraisons et d'autres types de correspondance conduire et maintenir les recherches sur les fournisseurs, les prestataires de service, les équipements des projets et de bureau, ainsi que la tenue et la mise à jour d'une liste documentée des fournisseurs / une banque de données des fournisseurs. conduire et mettre à jour un système d'information contenant les coordonnées des partenaires de wcf en côte d'ivoire aider à la rédaction des correspondances en français et en anglais ainsi que les échanges en anglais avec les partenaires des pays anglophones soutenir davantage les besoins en information et en communication s'agissant de l'intemet, du téléphone et de toutes autres méthodes assurer la liaison avec l'équipe de dc, en matière des technologies de l'information et de la communication (tic) accueillir les officiels aux aéroports et / ou au bureau, incluant l'équipe de la direction centrale de wcf et des compagnies partenaires fournir un certain degré de soutien, selon les besoins, en vue du bon fonctionnement du réseau sans fil et de l'intemet ressources humaines contribuer à l'établissement et à la tenue des fichiers et des dossiers du personnel du bureau local procéder au suivi des feuilles de présence du personnel / tableau des vacances du personnel assurer la liaison avec l'équipe de dc, s'agissant des recrutements, d'accueil des nouveaux collaborateurs ainsi que des renvois et des départs des membres de l'équipe de direction apporter appui au personnel en vue des allocations sociales voyages gérer tous les aspects nécessaires aux voyages (les réservations de billets d'avion avec le meilleur itinéraire, les réservations d'hôtels) des bénéficiaires suivants : comités des zones de production, d'autres visiteurs de wcf, les consultants, les membres de la direction basés ou en visite à abidjan piloter l'organisation logistique des rencontres, des séminaires devant se tenir à abidjan. ceci comprend, mais de façon non exhaustive : les réservations d'hôtels, les réservations de billets d'avion, la location des équipements événementiels d'aide au confort visuel de proximité, les pauses repas, les circuits touristiques, l'obtention des visas, etc. finances gérer, dresser les états et les rapports sur les dépenses et les réapprovisionnements de la petite caisse ; collaborer avec l'équipe des finances sur les opérations courantes relatives aux états de rapprochement bancaire travailler en synergie avec l'équipe des finances en vue de maintenir les pièces justificatives des transactions en conformité avec les procédures financières wcf en vigueur, s'agissant de la sélection et de l'acquisition des équipements de bureaux, de même que des prestations de service et d'autres dépenses récurrentes exécuter d'autres tâches selon les besoins aussi bien que d'assurer une collaboration rigoureuse avec le département en charge de l'exploitation, des ressources humaines, de l'administration et des autres services de wcf principales exigences du candidat niveau bts/dut, bac +2 avoir un bon niveau en anglais maitrise de microsoft office (word, excel, powerpoint) 1 à 2 ans dans un poste similaire rigueur, efficacité, bon relationnel comment poser une candidature : les candidats intéressés doivent envoyer leurs cv, lettre de motivation et prétentions salariales à wcf@worldcocoa.org date expiration: 24 juin 2015